Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Alicja Minch, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą ALICJA MINCH VOICE ROOM

• Adres: ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 11, 31-110 Kraków
• NIP: 7492065924, REGON: 384427229
• E-mail: info@voiceroom.pl
• Telefon: +48 512 465 174

We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych możesz kontaktować się bezpośrednio ze mną.

2. Formularz kontaktowy

Jakie dane zbieram. Gdy wypełniasz formularz kontaktowy, zbieram Twoje imię, adres e-mail, wybrany rodzaj zajęć i treść wiadomości. W chwili wysłania formularza usługa, która go obsługuje, otrzymuje też dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i adres strony, z której wysłano formularz (szczegóły w pkt 9).

Cel. Odpowiedź na Twoje zapytanie, a jeśli zdecydujesz się na zajęcia, ustalenie ich szczegółów.

Podstawa prawna.

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, np. odpowiedź na pytanie o lekcje.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: mój prawnie uzasadniony interes, czyli prowadzenie korespondencji, gdy zapytanie nie dotyczy zawarcia umowy, oraz ochrona formularza przed spamem i nadużyciami.

Okres przechowywania. Wiadomość i korespondencję z nią związaną przechowuję przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu albo do chwili, gdy zgłosisz żądanie usunięcia danych. Jeśli zapiszesz się na zajęcia, stosuję okresy opisane w pkt 4. Kopia zgłoszenia w panelu usługi formularzy jest usuwana automatycznie najpóźniej po 12 miesiącach od wysłania.

Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, adresu e-mail i treści wiadomości nie da się jednak wysłać formularza, a bez adresu e-mail nie będę mogła odpowiedzieć. Zamiast formularza możesz zadzwonić albo napisać bezpośrednio na adres e-mail info@voiceroom.pl.

3. Kontakt e-mailowy i telefoniczny

Jeśli piszesz do mnie bezpośrednio na info@voiceroom.pl, dzwonisz albo wysyłasz SMS, przetwarzam dane, które mi przekazujesz (zwykle imię, adres e-mail lub numer telefonu i treść wiadomości). Robię to w tym samym celu, na tej samej podstawie prawnej i przez ten sam okres co w przypadku formularza kontaktowego (pkt 2).

4. Zapisy na zajęcia i współpraca

Jeśli zapiszesz się na zajęcia, przetwarzam Twoje dane kontaktowe oraz informacje potrzebne do organizacji zajęć: terminy, zmiany, odwołania i płatności. Zapisy i płatności nie odbywają się przez stronę; szczegóły ustalamy w bezpośrednim kontakcie.

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): organizacja i prowadzenie zajęć oraz kontakt w ich sprawie, przez czas trwania współpracy.
• Obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi): jeśli Twoje dane znajdą się w dokumentach księgowych, np. na rachunku, fakturze lub w potwierdzeniu przelewu, przechowuję je przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): przez okres przedawnienia roszczeń określony w Kodeksie cywilnym.

Podanie danych kontaktowych jest warunkiem zawarcia umowy i prowadzenia zajęć.

5. Informacje o zdrowiu

Proszę, nie podawaj w formularzu ani w pierwszej wiadomości informacji o swoim zdrowiu, np. o chorobach krtani, przebytych zabiegach czy przyjmowanych lekach. Jeśli takie informacje będą potrzebne do bezpiecznego prowadzenia zajęć, porozmawiamy o nich bezpośrednio.

Informacje o zdrowiu przetwarzam wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), tylko w zakresie potrzebnym do prowadzenia zajęć i nie dłużej niż przez czas współpracy. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się przed nim.

6. Osoby niepełnoletnie

Jeśli zajęcia mają dotyczyć osoby niepełnoletniej, kontakt i ustalenia, w tym zawarcie umowy, prowadzi jej rodzic lub opiekun prawny. Dane dziecka przetwarzam tylko w zakresie potrzebnym do organizacji i prowadzenia zajęć, na zasadach opisanych w pkt 4.

7. Dane techniczne (logi serwera)

Przy każdym wejściu na stronę serwer automatycznie zapisuje w dzienniku (logach) standardowe dane techniczne: adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej podstrony i informacje o przeglądarce. Służą one wyłącznie do utrzymania strony i ochrony przed atakami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli mój prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania i bezpieczeństwa strony.

Okres przechowywania: logi są usuwane automatycznie po upływie okresu ustalonego przez dostawcę hostingu.

8. Mapa Google

W sekcji Kontakt znajduje się mapa dojazdu Google Maps. Ładuje się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody; do tego czasu w jej miejscu widać sam adres tekstowy. Po włączeniu mapy Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google, co wiąże się z przesłaniem m.in. Twojego adresu IP do Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia).

Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Kto odpowiada za dane. O osadzeniu mapy na stronie i o tym, że po Twojej zgodzie dane trafią do Google, decyduję ja. Dlatego w zakresie zebrania Twoich danych i przekazania ich do Google jestem, razem z Google, ich administratorem. Dalsze przetwarzanie, także we własnych celach Google, odbywa się na odpowiedzialność Google jako odrębnego administratora, na zasadach opisanych w polityce prywatności Google. Google może przekazywać dane do USA (pkt 10).

Wycofanie zgody. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia prywatności” w stopce. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się przed nim.

9. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne

Twoje dane przekazuję tylko w zakresie potrzebnym do działania strony i prowadzenia działalności. WEBD.pl i Static Forms przetwarzają je wyłącznie na moje polecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, i nie mogą wykorzystywać ich do własnych celów.

WEBD.pl (Globtel Internet Szymon Hersztek, ul. Matecznikowa 2/1, 80-126 Gdańsk): hosting strony i skrzynki e-mail. Serwer strony przetwarza dane techniczne opisane w pkt 7, a w skrzynce przechowywane są wiadomości z formularza i e-maile wysłane bezpośrednio.

Static Forms (operator: Qualascend): obsługa formularza kontaktowego. Przeglądarka łączy się z tą usługą dopiero w chwili wysłania formularza.

• Zgłoszenia są przechowywane na serwerach Amazon Web Services. Powiadomienia e-mail ze zgłoszeniem są wysyłane na moją skrzynkę przez serwery Amazon Web Services w USA, a awaryjnie w Singapurze.
• Kopia zgłoszenia zostaje w panelu Static Forms nie dłużej niż 12 miesięcy od wysłania, po czym jest usuwana automatycznie.
• Przed dostarczeniem wiadomość sprawdza automatyczny filtr antyspamowy oparty na sztucznej inteligencji (TypeSafe AI, za pośrednictwem Vercel AI Gateway). Filtr otrzymuje wybrane pola formularza o ograniczonej długości, z których Static Forms usuwa m.in. adresy e-mail; treść wiadomości może jednak nadal zawierać dane osobowe. Filtr nie otrzymuje Twojego adresu IP. Dostawcy działają w konfiguracji bez przechowywania danych i bez trenowania modeli na ich podstawie, a Static Forms nie zachowuje ocenianej treści. Ocena może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
• Gdy filtr AI jest niedostępny, wiadomość sprawdza zapasowy filtr CleanTalk, który przetwarza dane w regionie UE i otrzymuje treść pól, adres e-mail oraz adres IP.
• Static Forms zapisuje w dziennikach technicznych metadane wysłania formularza: adres IP, informacje o przeglądarce, adres strony, nazwy pól i status dostarczenia, bez treści wiadomości. Dzienniki te są przechowywane w USA do 12 miesięcy.
• Static Forms korzysta z podwykonawców, m.in. Amazon Web Services, Vercel i Axiom. Szczegóły: polityka prywatności Static Forms i umowa powierzenia (DPA) z listą podwykonawców.

Google Ireland Limited: mapa dojazdu, wyłącznie po Twojej zgodzie (pkt 8).

Inni odbiorcy. W przypadku osób, które korzystają z zajęć, dane mogą otrzymać podmioty obsługujące moje rozliczenia, np. bank lub biuro rachunkowe. Dane mogę też przekazać organom publicznym, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Czego nie używam. Strona nie korzysta z Google Fonts ani innej zewnętrznej biblioteki czcionek; kroje pisma są serwowane z tego samego serwera co strona. Nie ma tu narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani wtyczek mediów społecznościowych.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część usług opisanych w pkt 8 i pkt 9 wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG):

• Static Forms jako dostawca spoza EOG oraz jego podwykonawcy w USA (m.in. Amazon Web Services: wysyłka powiadomień e-mail; Axiom: dzienniki techniczne) i w Singapurze (awaryjna wysyłka e-maili).
• Filtr antyspamowy AI (TypeSafe AI przez Vercel AI Gateway): miejsce oceny wiadomości nie jest zagwarantowane i może znajdować się poza EOG.
• Google w przypadku mapy, jeśli wyrazisz na nią zgodę.

Zabezpieczenia. Przekazanie danych do podmiotów certyfikowanych w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework (m.in. Amazon, Vercel i Google) odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Pozostałe przekazania opierają się na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską decyzją wykonawczą (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na info@voiceroom.pl.

11. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Strona nie ustawia plików cookies. Zapisuje w Twojej przeglądarce jedną informację: Twój wybór dotyczący mapy Google, jako wpis w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage). Wpis nie jest wysyłany na żaden serwer i służy wyłącznie temu, żeby nie pytać Cię o zgodę przy każdej wizycie. Zapisany wybór wygasa po 12 miesiącach.

Ten wpis jest niezbędny do zapamiętania decyzji, którą podejmujesz na stronie, dlatego zgodnie z art. 399 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej nie wymaga osobnej zgody. Możesz go w każdej chwili usunąć w ustawieniach przeglądarki.

Po wyrażeniu zgody mapa Google może odczytywać lub zapisywać własne pliki cookies, zgodnie z polityką prywatności Google. Swój wybór zmienisz w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia prywatności” w stopce, a plikami cookies możesz też zarządzać w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody wyłącza mapę od razu, ale nie usuwa plików cookies, które Google zdążył zapisać. Możesz je usunąć w ustawieniach przeglądarki.

12. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci:

• Prawo dostępu do danych i informacji o tym, jak je przetwarzam (art. 15 RODO).
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO).
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO). Nie dotyczy ono danych, które muszę przechowywać na podstawie przepisów, np. podatkowych; usunę je po upływie wymaganego okresu.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
• Prawo do przenoszenia danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (art. 20 RODO). Dotyczy danych, które przetwarzam na podstawie zgody albo umowy, np. danych z formularza, a nie logów serwera.
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się przed nim.

Prawo sprzeciwu. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie mojego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO). Po wniesieniu sprzeciwu przestanę przetwarzać te dane, chyba że wykażę ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak skorzystać z praw. Napisz na info@voiceroom.pl. Odpowiem bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Ze względu na skomplikowany charakter żądania lub ich liczbę mogę przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące; poinformuję Cię o tym w ciągu pierwszego miesiąca i podam przyczynę. Jeśli będę mieć uzasadnione wątpliwości co do Twojej tożsamości, mogę poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do jej potwierdzenia.

Skarga. Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały, i nie profiluję Cię. Jedynym automatycznym elementem jest filtr antyspamowy formularza (pkt 9), który może omyłkowo zatrzymać wiadomość jako spam. Jeśli nie dostaniesz odpowiedzi w ciągu kilku dni roboczych, zadzwoń lub napisz bezpośrednio na info@voiceroom.pl.

14. Zmiany polityki prywatności

Polityka może się zmieniać, np. gdy zmienię dostawców usług albo zmienią się przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach poinformuję Cię e-mailem, jeśli jesteśmy w kontakcie.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych skontaktuj się ze mną: info@voiceroom.pl | +48 512 465 174